Die Unternehmensabläufe bei der Erstellung, Pflege und Veröffentlichung von Content lassen sich kaum von der Größe des Unternehmens, der Branche oder der Region, in der es tätig ist, ableiten. Man kann jedoch davon ausgehen, dass rechtlich bindende, auf die Corporate Identity bezogene oder für Sales und Marketing unternehmenskritische Website-Inhalte hinsichtlich Qualitätskontrolle, Genehmigung und Veröffentlichung strengeren Regeln unterliegen als beispielsweise kurzlebige Tagesnachrichten.

Scrivitos Workflows ermöglichen es Ihnen, Regeln festzulegen, die Geschäftsabläufe widerspiegeln, bei denen die Produktion von Inhalten eine zentrale Rolle spielt.

Um zu veranschaulichen, wie ein Unternehmen seine zunehmende Content-Produktion effektiver machen könnte, stellen wir uns einmal ein US-amerikanisches Unternehmen, Merfolk Inc. vor, das Arzneimittel an Apotheken, Kliniken, Gesundheitsinstitute usw. vertreibt. Merfolk betreibt auch einen Online-Shop, der rezeptfreie Medikamente an Verbraucher in den USA und Kanada verkauft.

Merfolk betreibt neben seinem Online-Shop mehrere Websites und konzentriert sich derzeit auf Content Marketing. Mit der Veröffentlichung wissenschaftlicher Artikel möchte das Unternehmen seine Innovationskraft und Leistungsfähigkeit unterstreichen, um Vertrauen zu schaffen und Kunden und Partner zu gewinnen.

Nicht weniger als sechs Mitarbeiter von Merfolk wenden ihre gesamte Zeit und Leidenschaft auf, um regionale Defizite in der medizinischen Versorgung zu untersuchen, die Entwicklungen in der Pharmazie zu beobachten und zu bewerten, um dann fundierte und interessante Artikel zu verfassen. Zwei dieser Autoren sind gleichzeitig als Chefredakteure tätig und somit für die Überprüfung und schließlich die Veröffentlichung aller vom Content-Marketing-Team erstellten Artikel und Beiträge verantwortlich.

Als wäre dies noch nicht genug, bietet Merfolk eine beachtliche Menge an Dokumentation an, die sich aus pharmazeutischen Fallstudien, Bewertungen von Anwendungsbereichen und Ähnlichem zusammensetzt und überwiegend von Geschäftspartnern zur Verfügung gestellt wird. Diese Dokumente werden von einem kleinen Dokumentationsteam verwaltet und gepflegt, das aus zwei Junior-Redakteuren und einem Supervisor, dem Leiter der Rechtsabteilung von Merfolk, besteht.

Die meisten Inhalte, die Merfolk veröffentlicht, sind in englischer Sprache verfasst. Allerdings wird eine zunehmende Anzahl der Artikel jetzt entweder in Französisch erstellt oder nachträglich vom Englischen ins Französische übersetzt, um den kanadischen Markt besser bedienen zu können. Glücklicherweise sind einige Mitglieder des Content-Marketing-Teams in Kanada aufgewachsen oder ausgebildet worden und beherrschen beide Sprachen perfekt.

Lassen Sie uns nun die Merfolk-Teams so zusammenstellen, dass sie die oben beschriebenen Verantwortlichkeiten widerspiegeln. Später werden wir auf der Grundlage dieser Teams Workflows erstellen.

Als Grundeinstellung des Systems ist es allen Teammitgliedern gestattet, Arbeitskopien zu erstellen und alle Inhalte darin zu bearbeiten. Der Zugriff auf die Arbeitskopien anderer Benutzer oder die Veröffentlichung einer Arbeitskopie erfordert jedoch eine entsprechende Berechtigung, ebenso wie die Verwaltung von Benutzern und Workflows.

So sind die Merfolk-Teams aufgestellt:

Die Teams „Content marketing authors“ und „Documentation editors“ repräsentieren die eigentlichen Verfasser der Inhalte. Sie können ihre Arbeitskopien nicht veröffentlichen, können keine Teams oder Workflows managen, sind aber natürlich in der Lage, ihre Arbeitskopien zu teilen und zusammenzuarbeiten, um hieb- und stichfeste Inhalte zu liefern.

Die zwei der sechs „Content marketing authors“, die für die Überprüfung der Inhalte zuständig sind, bilden gleichzeitig das „Content marketing reviewers“-Teams. Dessen Mitglieder können zusätzlich auf alle Marketing-Arbeitskopien zuzugreifen und sie veröffentlichen sowie Teams zusammenstellen, um Verantwortlichkeiten festzulegen.

Das Team „Documentation supervisors“ schließlich besteht derzeit aus nur einem einzigen Mitglied, dem „Legal Manager“. Dieses Team ist zusätzlich für die Definition von Workflows zuständig.

Wie erwähnt, erstellt das Content Marketing Team anspruchsvolle, gründlich recherchierte Artikel. Häufig unterstützen die Teammitglieder sich gegenseitig, um beispielsweise Fachwissen beizusteuern oder ihre Texte zu lektorieren. Dazu laden die Verfasser einen oder mehrere ihrer Kollegen als Mitarbeiter in ihre jeweiligen Arbeitskopien ein. Hierbei kann es den Eingeladenen gestattet werden, die Inhalte der Arbeitskopie entweder nur anzusehen oder auch zu bearbeiten.

Für das Content-Marketing-Team wurde ein Workflow eingerichtet, der sicherstellt, dass es nur an den Inhalten „seines“ Website-Bereichs arbeitet. Nach Abschluss ihrer Arbeit reichen die Autoren ihre Arbeitskopie zur Veröffentlichung ein, die, wie im Workflow festgelegt, an einen vorausgehenden Review gekoppelt ist.

Die wichtigen Punkte in einem Workflow sind der „Schließt eine Review-Phase ein“-Schalter (hier eingeschaltet), die Definition der Restriktionen sowie die ausgewählten Teams, die Arbeitskopien anlegen dürfen bzw. einen Review mit anschließender Veröffentlichung durchführen können.

Die Restriktionen können ähnlich wie Feld/Operator/Wert-Abfragen angegeben werden, um die Inhalte einzugrenzen, an denen die Redakteure und Reviewer arbeiten können. In unserem Fall schränkt die Definition den Zugriff der Mitarbeiter auf CMS-Inhalte ein, die sich im Website-Bereich „/marketing“ befinden oder vom Typ „Article“, „BlogPost“ und „Image“ sind.

Die Abfragen, die in JSON angegeben werden, ermöglichen es Ihnen, die Attribute (field) der CMS-Objekte über einen operator mit einem value (oder einer value-Liste) zu vergleichen. Solche Vergleiche bilden die Einschränkungen ab, die jedes CMS-Objekt erfüllen muss, um änderbar zu sein. Einzelheiten zu den verfügbaren Feldern und Operatoren finden Sie unter Defining Content Constraints for Workflows.

Jetzt, da wir unseren ersten Workflow eingerichtet haben, ist es nicht schwer, den Rest zu erledigen. Analog zum Content-Marketing-Workflow benötigen wir einen für die Pflege der Dokumentation. Erinnern Sie sich an die beiden Junior-Redakteure und den „Reviewer“, den Leiter der Rechtsabteilung? Ihre Arbeit beschränkt sich auf den Bereich „/documentation“ auf der Website, und natürlich können auch sie auf Bilder und andere Binärdateien (z.B. PDF-Dateien) zugreifen. Das ist alles, weitere Schritte sind nicht erforderlich.

Die Workflows von Scrivito wurden entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Content-Produktion effizienter zu gestalten und Autoren dabei zu helfen, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten beherrschen.

Wenn Sie vorhaben, in Ihrem Unternehmen Teams und Workflows einzurichten, oder gerade dabei sind, dies zu tun, denken Sie bitte daran, dass der wichtigste Faktor einer effizienten Zusammenarbeit Vertrauen ist, und nicht Kontrolle.